Pytanie
W ramach umowy na świadczenia POZ z NFZ istnieje konieczność udokumentowania wykonanych badań diagnostycznych poprzez kserokopię faktury i specyfikację zawierającą dane komu i jakie badanie wykonano.
Przez jaki okres czasu należy przechowywać te faktury i specyfikacje?
Odpowiedź
Dla celów podatkowych oraz w celu realizacji praw pacjenta okres przechowywania wskazanych dokumentów wynosi 5 lat, jednak w celu najdalej idącego zabezpieczenia interesów majątkowych świadczeniodawcy jakie mogą wiązać się ze skutkami kontroli wykonywanej przez Narodowy Fundusz Zdrowia, okres ten winien wynosić lat 10.
Uzasadnienie
Okresy przechowywania wskazanych dokumentów wynikają częściowo z obowiązujących przepisów prawa, częściowo zaś konieczności odpowiedniego zabezpieczenia przez świadczeniodawcę własnego interesu prawnego na wypadek kontroli ze strony Narodowego Funduszu Zdrowia.
Odnośnie terminów wynikających bezpośrednio z przepisów prawa należy wskazać przede wszystkim art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Analogiczne zasadny wynikają z art. 74 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości.
Do dokumentacji świadczeń zdrowotnych wykonanych na podstawie skierowania odnoszą się zaś zapisy art. 29 ust. 1 pkt 3 ustawy z 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, według którego podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje skierowania na badania lub zlecenia lekarza przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia.
Udzielenie odpowiedzi jedynie w oparciu o wskazane wyżej przepisy nie byłoby jednak precyzyjne, gdyż po pierwsze nie rozwiązałoby kwestii specyfikacji świadczeń, po drugie zaś wskazywałoby jedynie na okresy przechowywania dokumentów wyłącznie dla celów kontroli podatkowej (faktury) oraz realizacji praw pacjenta (skierowania).
W opisanej sytuacji należy natomiast mieć także na uwadze zastosowanie odpowiednich okresów przechowywania wymienionych dokumentów po to, aby możliwe było przedstawienie ich do kontroli prawidłowości rozliczenia świadczeń zdrowotnych prowadzonej przez płatnika publicznego, czyli Narodowy Fundusz Zdrowia. Odpowiedź na pytanie o wymagany okres przechowywanie dokumentów nie jest zaś z tego punktu widzenia prosta, wynikać bowiem może jednie pośrednio z terminów, w jakich NFZ może kontrolować świadczeniobiorcę. Terminy te zaś do chwili obecnej, mimo wielu postulatów środowisk świadczeniodawców nie zostały przez ustawodawcę określone.
Świadczeniodawca ma bowiem niewątpliwe obowiązek poddania się kontroli Funduszu odnoszącej się do wykonywania i rozliczenia umowy, zarówno w trakcie trwania umowy jak i po jej zakończeniu. Jednocześnie brak w chwili obecnej jakichkolwiek przepisów które określałyby ramy czasowe w jakich mieścić się powinna taka kontrola. Biorąc natomiast pod uwagę, iż w wyniku kontroli powstać mogą po stronie Narodowego Funduszu Zdrowia roszczenia majątkowe pod adresem świadczeniodawcy (np. z tytuł kar umownych lub zwrotu niezależnie przekazanych kwot), jedynym wyznacznikiem tych ram są terminy przedawnienia tych roszczeń, okres ten zaś w zależności od stanowiska poszczególnych sądów wynosi od 3 do 10 lat.
W związku z tym należy dojść do wniosku ze dla celów podatkowych oraz w celu realizacji praw pacjenta okres przechowywania wskazanych dokumentów wynosi 5 lat, jednak w celu najdalej idącego zabezpieczenia interesów majątkowych świadczeniodawcy jakie mogą wiązać się ze skutkami kontroli wykonywanej przez Narodowy Fundusz Zdrowia, okres ten winien wynosić lat 10.
Czytaj inne komentarze tej autorki:
Inspekcja sanitarna nie może pozyskiwać danych osób używających środki odurzające>>>
Fizjoterapeuta nie może wykonać zabiegu nie zleconego przez lekarza >>>
Udostępnienie dokumentacji medycznej nie wymaga zwolnienia z tajemnicy lekarskiej >>>
Inspektor ochrony radiologicznej podlega kierownikowi podmiotu leczniczego >>>
Iwona Kaczorowska-Kossowska
Radca prawny. W 1995 roku ukończyła wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego, a następnie w 2001 roku aplikację radcowską w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Gdańsku. Zawód radcy prawnego wykonuje od 2001 roku. Specjalizuje się w prawie medycznym i farmaceutycznym, w szczególności w zakresie kontaktów lekarz-pacjent i negocjacjach umów i porozumień w sprawach związanych z prowadzeniem podmiotów leczniczych, praktyk lekarskich i aptek. Należy do Okręgowej Izby Radców Prawnych w Gdańsku, jest prezesem zarządu Fundacji Law4Med, która zajmuje się prawnym wspieraniem środowiska medycznego. Prowadzi Kancelarię Prawa Medycznego i Farmaceutycznego w Gdyni. Współpracuje z Okręgową Izbą Lekarską w Gdańsku, Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Szpitali Prywatnych, organizacjami pracodawców i pracowników ochrony zdrowia.