Pytanie
Co zrobić z dokumentacją medyczną, która została cyfrowo odwzorowana (w postaci plików pdf) i umieszczona w systemie informatycznym?
Artykuł pochodzi z programu: LEX Ochrona Zdrowia
Odpowiedź
Odwzorowanie cyfrowane własnej (tj. wytworzonej przez ten sam podmiot) dokumentacji medycznej nie może skutkować wyzbyciem się jej papierowych oryginałów, które należy przechowywać do końca upływu obowiązkowych okresów jej przechowywania - art. 29 i art. 27 ust. 1 pkt 3 ustawy z 6.11.2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – dalej u.p.p.
Natomiast w przypadku, gdy dotyczy to dokumentacji dostarczonej przez pacjenta, dokumentacja ta po wykonaniu odwzorowania cyfrowego jest zwracana pacjentowi albo niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta (§ 81 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9.11.2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania - dalej r.d.m.
Odpowiedź
Odwzorowanie cyfrowane własnej (tj. wytworzonej przez ten sam podmiot) dokumentacji medycznej nie może skutkować wyzbyciem się jej papierowych oryginałów, które należy przechowywać do końca upływu obowiązkowych okresów jej przechowywania - art. 29 i art. 27 ust. 1 pkt 3 ustawy z 6.11.2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – dalej u.p.p.
Natomiast w przypadku, gdy dotyczy to dokumentacji dostarczonej przez pacjenta, dokumentacja ta po wykonaniu odwzorowania cyfrowego jest zwracana pacjentowi albo niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta (§ 81 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9.11.2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania - dalej r.d.m.
Problem przedstawiony w pytaniu reguluje częściowo § 81 r.d.m. Stanowi on, że w przypadku gdy do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączona dokumentacja utworzona w innej postaci, w tym zdjęcia radiologiczne lub dokumentacja utworzona w postaci papierowej, osoba upoważniona przez podmiot wykonuje odwzorowanie cyfrowe tej dokumentacji i umieszcza je w systemie informatycznym w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność dokumentacji. W takim przypadku dokumentacja dostarczona przez pacjenta jest zwracana pacjentowi albo niszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.
Należy jednak zwrócić uwagę, że w/w przepis odnosi się tylko do sytuacji, w której podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej otrzymuje (najczęściej od pacjenta) dokumentację wytworzoną w innej postaci, i wykonuje jej odwzorowanie na własny użytek.
Brak jest natomiast przepisu, który pozwalałby na zastąpienie dokumentacji prowadzonej dotąd w postaci papierowej jej odwzorowaniem cyfrowym - a takiej sytuacji prawdopodobnie dotyczy pytanie.
Tak zeskanowana dokumentacja nie posiadałaby waloru oryginału, których przechowywanie przez określony czas jest wymagane w treści art. 29 u.p.p.
W związku z tym ewentualne odwzorowanie cyfrowane własnej (tj. wytworzonej przez ten sam podmiot) dokumentacji medycznej nie może skutkować wyzbyciem się jej papierowych oryginałów, które należy przechowywać do końca upływu okresów wskazanych w u.p.p.